Вопрос 29. Вербальные и невербальные средства в деловой коммуникации

Общение — специфическая форма взаимодействия человека с другими людьми как членами общества; в общении реализуются социальные отношения людей.

Общение в процессе деловых отношений – особый вид взаимодействия между людьми, предполагающий решение вопросов по общему ведению дел; это процесс взаимодействия людей, групп, направленный на достижение общий цели, при котором прекращение взаимодействия одной из сторон приводит к разного рода убыткам общающихся.

Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Его отличительная черта — оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей.

Особенности делового общения заключаются в том, что:

— партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;

— общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;

— основная задача делового общения — продуктивное сотрудничество.

К вербальным средствам общения относится человеческая речь. В зависимости от намерений коммуникантов (что-то сообщить, узнать, выразить оценку, отношение, побудить к чему-либо, договориться и т. д.) возникают разнообразные речевые тексты.

Существует несколько видов речевой деятельности:

1. Говорение — использование языка для того, чтобы что-то сообщить;

2. Слушание — восприятие содержания звучащей речи;

3. Письмо — фиксация содержания речи на бумаге;

4. Чтение — восприятие зафиксированной на бумаге информации.

Большая часть речевой активности должна приходиться на слушание. Умение слушать партнера – очень важная способность в деловом общении. Таким умением, по мнению специалистов, обладает всего 10% деловых людей.

Паралингвистические и экстралингвистические средства делового общения по существу служат дополнением вербальной коммуникации. Паравербальные сигналы, составляющие основу паралингвистической системы, характеризуют тональность голоса делового партнера, его диапазон и тембр, логические и фразовые ударения. Экстралингвистическая система характеризует темп речи делового партнера, точение в нее пауз, покашливания, смеха, элементов плача. Таким образом, речевые оттенки в высказываниях деловых партнеров сигнализируют об их эмоциональных состояниях и в целом о самом эмоциональном фоне делового общения.

Деловое общение разнообразно не только по средствам, но и по этим формам. Форма делового общения составляет важнейший структурный элемент делового общения. Она характеризует способ реализации коммуникативного процесса делового общения. Одно и то же информационное содержание делового общения может быть реализовано на основе различных способов коммуникации и совместной деятельности деловых партнеров: деловой беседы, совещания, переговоров, пресс-конференции, публичного выступления, презентации, дискуссии.

На первый взгляд может показаться, что невербальные средства не столь важны, как словесные. Но это далеко не так. Согласно исследованиям ученых, передача информации происходит за счет вербальных средств (только слов) на 7%, звуковых средств (включая тон голоса, интонации звука) — на 38%, а за счет невербальных средств — на 55%.

Наиболее значимые невербальные средства — кинесические средства — зрительно воспринимаемые движения другого человека, выполняющие выразительно-регулятивную функцию в общении. К кинесике относятся выразительные движения, проявляющиеся в мимике, позе, месте, взгляде, походке.

Особая роль в передаче информации отводится мимике — движениям мышц лица, которую недаром называют зеркалом души. Исследования, к примеру, показали, что при неподвижном или невидимом лице лектора теряется до 10—15% информации. Главной характеристикой мимики является ее целостность и динамичность. Это означает, что в мимическом выражении шести основных эмоциональных состояний (гнева, радости, страха, страдания, удивления и отвращения) все движения мышц лица скоординированы.

С мимикой очень тесно связаны взгляд, или визуальный контакт, составляющий исключительно важную часть общения. Общаясь, люди стремятся к обоюдности и испытывают дискомфорт, если мимика отсутствует. Визуальный контакт свидетельствует о расположенности к общению. Можно сказать, что если на нас смотрят мало, то мы имеем все основания полагать, что к нам или к тому, что мы говорим и делаем, относятся плохо, а если слишком много, то это либо род вызова нам, либо хорошее к нам отношение.

Поза — это положение человеческого тела, типичное для данной культуры, элементарная единица пространственного поведения человека. Общее количество различных устойчивых положений, которые способны принять человеческое тело, около 1000. Поза наглядно показывает, как данный человек воспринимает свой статус по отношению к статусу других присутствующих лиц. Лица с более высоким статусом принимают более непринужденные Позы, чем их подчиненные.

Показано, что «закрытые» позы (когда человек как-то пытается закрыть переднюю часть тела и занять как можно меньше Места в пространстве; «наполеоновская» поза стоя: руки, скрещенные на груди, и сидя: обе руки упираются в подбородок и т. п.) воспринимаются как позы недоверия, несогласия, противодействия, критики. «Открытые» же позы (стоя: руки раскрыты ладонями вверх, сидя: руки раскинуты, ноги вытянуты) воспринимаются как позы доверия, согласия, доброжелательности, психологического комфорта.

В процессе общения не нужно забывать о конгруэнтности, т. е. совпадении жестов и речевых высказываний. Речевые высказывания и жесты, их сопровождающие, должны совпадать. Противоречие между жестами и смыслом высказываний является сигналом лжи.

К такесическим средствам общения относятся динамические прикосновения в форме рукопожатия, похлопывания, поцелуя. Доказано, что динамические прикосновения являются биологически необходимой формой стимуляции, а не просто сентиментальной подробностью человеческого общения. Использование человеком в общении динамических прикосновений определяется многими факторами. Среди них особую силу имеют статус партнеров, возраст, пол, степень их знакомства.

Рукопожатия, например, делятся на три типа: доминирующее (рука сверху, ладонь развернута вниз), покорное (рука снизу, ладонь развернута вверх) и равноправное.

Такой такесический элемент, как похлопывание по плечу, возможен при условии близких отношений, равенства социального положения общающихся.

Следует отметить, что невербальное поведение личности полифункционально:

— Создает образ партнера по общению;

— Выражает взаимоотношения партнеров по общению, формирует эти отношения;

— Является индикатором актуальных психических состояний личности;

— Выступает в роли уточнения, изменения понимания вербального сообщения, усиливает эмоциональную насыщенность сказанного;

— Поддерживает оптимальный уровень психологической близости между общающимися;

— Выступает в качестве показателя статусно-ролевых отношений.

Для эффективного делового общения необходим ряд умений, таких как быстрая и правильная ориентация в условиях общения, правильное планирование своей речи и ее содержания, нахождение правильного способа передачи информации слушающему, а также умение обеспечить обратную связь.

Формы делового общения

Крайне важно овладеть искусством делового общения, даже если вы не являетесь крупным бизнесменом. Умение правильно вести разговор, задавать нужные вопросы и давать правильные ответы, а также воздействовать на собеседника поможет вам продвинуться по карьерной лестнице намного быстрее. Эффективность вербального делового общения зависит от нескольких факторов: верное применение средств общения (культура речи и прочее), способность понимать и преодолевать барьеры в коммуникациях. Выделяют несколько форм вербального делового общения:

Деловая беседа – речевое общение двух или нескольких собеседников с целью решения деловых проблем или установления контактов;
Телефонный разговор – способ быстрой связи, ограниченной по времени, который требует знания этикета телефонных разговоров (приветствие, представление, сообщение и обсуждение проблемы, прощание и прочее);
Деловые переговоры – обмен сторон мнениями для принятия совместного решения по поводу конкретного вопроса;
Деловое совещание – способ привлечения сотрудников организации к принятию решений;
Пресс-конференция – встреча официальных лиц с представителями СМИ с целью информирования общества по актуальным вопросам;
Деловая переписка – взаимодействие с партнерами в письменной форме, представляющее собой обмен письмами по обычной или электронной почте.

Вне зависимости от того, с какой из форм вербального делового общения вам придется иметь дело, важно овладеть риторикой. Специалисты любого уровня должны соблюдать 5 основных принципов речевого воздействия:

Доступность. Взвешенность речевого содержания с учетом образовательного уровня собеседников, их социального положения и профессионального опыта;
Ассоциативность. Вызов сопереживаний и соразмышлений у собеседников, достигающийся при помощи музыки, фильмов и т.д.;
Сенсорность. Использование изобразительных средств информации (рисунки, схемы, цвета, графики и прочее);
Экспрессивность. Эмоциональная напряженность речи при разговоре, выразительная мимика и жесты, усиливающие речевое восприятие;
Интенсивность. Темп подачи информации, который должен соответствовать темпераменту слушателей и уровню их подготовленности.

В современном мире назидательный тон неприемлем даже в деловой сфере общения. Разговор должен идти на равных, но при этом важно уже с первых минут привлечь внимание аудитории к себе. Ответы на вопросы – важный элемент вербального делового общения. Не уклоняйтесь от вопросов со стороны собеседников, отвечайте кратко и по делу.

Причины неэффективной вербальной коммуникации

Основной проблемой коммуникации является возникновение коммуникативных барьеров. Под барьерами понимается все те факторы, которые препятствуют эффективности коммуникации.

Выделяют основные группы барьеров:

Барьеры, обусловленные факторами среды — все те факторы внешней окружающей среды, которые создают дискомфорт в общении. Это могут быть температурные условия, погода, отвлекающая обстановка.
Технологические барьеры — происходят по причине проблем с передатчиком информации. Например, помехи телевизора, прерывающийся интернет, искажение картинки на экране телефона.
«Человеческие» барьеры — факторы, связанные с участниками коммуникации. Это могут быть физиологические барьеры, например, если человек заикается, картавит, говорит тихо, быстро и так далее.
Психологические барьеры — из-за особенностей характера, поведения участников коммуникации. Например, когда коммуникатор является интровертом, застенчивым, апатичным или нервничает, находится в нестабильном психологическом состоянии.
Социальные факторы, возникающие из-за того, что субъекты коммуникации относятся к разным социальным группам. Например, начальник и подчиненный.
Культурные барьеры — участники принадлежат к разным культурам. Это может выражаться как в лингвистике, то есть люди говорят на разных языках, так и в интерпретации, когда один и тот же коммуникативный символ участниками коммуникации воспринимается по-разному.

Характер восприятия устной и письменной речи

Восприятие устной и письменной речи отличается. Письменная речь рассчитывается с условием на зрительное восприятие. Когда человек читает, у него есть возможность перечитать любое место несколько раз, проверить корректность понимания. Устную речь воспринимают на слух, поэтому её следует строить и организовывать таким образом, чтобы её содержание могло быть понято сразу же, и легко было усвоено слушателями.

Разница между письменной и устой речью заключаются также и в том, что то, что говорят и произносят, является недолговечным, остаётся я в памяти лишь частично, а написанное может долго сохранять, о чём сказано и в пословицах: «Слово не воробей, вылетит – не поймаешь»; «Что написано пером – не вырубишь топором».

Отличие устной речи от письменной

Эти отличия необходимо учитывать в процессе делового общения. Заключаются они в характере адресата. Письменную речь обычно направляют к отсутствующим. Люди, которые пишут, не могут увидеть своего партнера по общению, а могут только мысленно представить его. На письменную речь не имеют влияния реакции воспринимающих её людей при прочтении.

Устная же речь предполагает наличие собеседника. Тот, кто говорит, и тот, кто слушает, в большинстве случаев не только слышат, но и видят один другого. Поэтому устная речь зависима от её восприятия другими людьми. Реакции одобрения или неодобрения, демонстрация понимания или непонимания могут оказать влияние на характер речи, изменить её в зависимости от этой реакции.

Человек, который говорит, создаёт свою речь незамедлительно: он одновременно должен преподнести и содержание и форму. У того, кто пишет, всегда есть возможность изменить свой текст, исправлять его по своему усмотрению.