Дедлайн: что это значит и как его соблюдать

Дедлайн — перевод?

Слово Дедлайн происходит от английского Deadline, что буквально переводится, как «dead» + «line», то есть «абсолютно, намертво» + «линия, граница».

Из такого безаппеляционного сочетания 2-х слов становится ясно, что речь идет о самом «предельном сроке», о «крайней черте», о «мертвой линии», за которую нельзя зайти.

Что становится причиной нарушения дедлайнов

Нарушение дедлайна зачастую связано с личными причинами. И они могут быть самыми разнообразными. Например, болезнь, нежелание делать это раньше срока, лень и многое другое.

Разобравшись в причинах, можно понять, как укладываться в сроки при решении вопросов по работе или реализации срочных проектов.

Согласно экспертному мнению Ричарда Бояциса, большой стресс при ограничении времени закрывает человека для поиска способов решения проблем. Проявит нестандартное мышление с таких ситуациях фактически нереально.

В каких сферах применяется термин Дедлайн?

В рекламе часто используется ограниченный срок действия предложения. Это стимулирует клиента быстрее принять решение о покупке. Такое предложение рекламщики называют: оффер с дедлайном.
В сфере управления проектами слово Дедлайн едва ли не самое популярное, потому что проекты обычно имеют план внедрения, которому следует вся команда. В этом плане расписаны Дедлайны, как промежуточных задач, так и окончательный Дедлайн сдачи проекта заказчику (например, разработка и передача Заказчику программного обеспечения).
У журналистов Дедлайн обычно бывает периодическим. Например, каждый понедельник журналист должен сдавать материал (статью) для издания.
В сфере бизнеса Дедлайны бывают срочными и поэтапными. Срочный Дэдлайн часто предполагает двойную оплату сотрудникам компании, так как связан с тем, что заказ должен быть выполнен максимально быстро. Поэтапный Дэдлайн предполагает разбивку большой задачи на подзадачи. Руководство контролирует выполнение промежуточных задач.
В спорте также есть дедлайны, например, срок, до которого игрок может перейти в другую футбольную команду.
Можно сказать, что термин Дедлайн применим абсолютно ко всем сферам деятельности. Когда мы составляем свой список личных целей, то тоже указываем дедлайны. А если у цели нет срока, то это не цель, а мечта.

Если у цели нет срока (=дедлайна), то это не цель, а мечта

Мощность организаторского фактора Deadline

Нередко стратегия дедлайна используется в спорте. Например, в бодибилдинге или легкой атлетике. Чтобы поучаствовать в соревнованиях, нужно вовремя подать заявку и оплатить сервисный сбор. Или же в футболе после окончания трансфертного периода тренерскому составу отводится всего месяц на проведение сделок о перепродаже и приобретении футболистов.

Такую же картину можно наблюдать и при проведении фестиваля Hollywood Film Festival, где дается шанс молодым режиссерам проявить себя, создав короткометражный фильм. Только и тут сроки подачи заявки с копией работы ограничены. Все упирается в deadline.

Будь то промежуточный или конечный временной срок, он используется всеми людьми, планирующими свои цели. Только вот они называют это прочно окончательным сроком. Хотя сюда же применимо наше заветное позаимствованное у американцев слово. Даты и время соблюдаются даже теми, кто не имеет непосредственного руководителя или заказчика, выставляющего сроки.

Дедлайн используется во всех сферах жизнедеятельности человека, например:

доктора назначают сроки оперирования, после истечения которых какие-либо вмешательства хирурга не будут иметь смысла;
учителя дают определенное количество дней или часов для написания курсовой, сочинения, изложения, дачи ответов на экзаменационные вопросы и прочее;
чиновники говорят об определенных сроках реализации законопроекта или сдачи документов.

Если оговоренное время будет игнорироваться, то вся работа будет проделана впустую. И это вполне логично. Если пассажир, купивший билет на 12:00, опаздывает и пребывает на вокзал в 12:05, то никто не виноват. Придется ждать следующий, ведь поезд просто отправился по расписания. Остается лишь винить себя в несобранности, безответственности, непунктуальности, пережив при этом немалый стресс.

И такой эмоциональный дискомфорт переживает каждый, кто не умеет правильно распоряжаться своим временем, продуктивно организовывать работу, игнорируя дедлайн. Если бы все логисты и диспетчера аэропорта работали без установленных сроков, то это могло бы перерасти минимум в бардак, максимум в катастрофу.

Что такое «дедлайн горит»?

«Дедлайн горит» означает, что сроки сдачи работы уже сильно поджимают. Поэтому есть вероятность, что можно не успеть закончить ее в срок. А это, в свою очередь, может быть чревато последствиями, оговоренными в договоре.

Поэтому, чтобы не попасть под санкции своего договора, нужно обязательно успеть все сделать в срок. Поэтому приходится работать в ненормированном режиме, возможно, и по 20 часов в сутки,и так в течение всего времени, пока не наступит дедлайн. Поэтому выражение «дедлайн горит» имеет 2 значения:

дедлайн горит — означает, что у работника поджимают сроки;
дедлайн горит — означает, что не нужно отвлекать работника от основной работы, так как он не успевает.

Где используется дедлайн?

В современном мире существует достаточно много сфер деятельности, в которых дедлайн применяется постоянно. К их числу относится:

Работа. В особенности, офисная. Уметь поставить своим подчиненным жесткий дедлайн, и контролировать его обязательное соблюдение — одно из важных качеств современного руководителя.
Бизнес. В бизнесе дедлайн важен, как нигде. Основа любого бизнеса — это доверие клиентов, которое можно заслужить, только если предоставлять услуги качественно и своевременно. В данном случае дедлайн является простым и удобным инструментом контроля за своевременность.
Фриланс (т.е. сфера деятельности специалистов со свободным графиком). Дедлайн для фрилансера — это одна из обязательных составляющих процесса работы. Любой, кто обращается к фрилансеру с заказом, назначает дедлайн, к которому данный заказ должен быть исполнен.
Программирование. Особой популярностью это слово пользуется у программистов: среди них практически все знают, что такое дедлайн. Причина в том, что большая часть работы, которую выполняют программисты, является масштабной, и для своевременного её выполнения удобнее всего использовать жесткий дедлайн.

Что делать, если ты не успеваешь к дедлайну?

Лучший способ удовлетворить своих клиентов или начальство — всегда соблюдать установленные сроки. Но иногда возникают неожиданные осложнения: проекты занимают больше времени, чем ты ожидал, или в твой четко спланированный график вмешиваются жизненные обстоятельства, которые ты не в силах контролировать.

Итак, что делать, когда надвигается крайний срок… и тебе однозначно нужно дополнительное время?

Уведоми начальство или клиентов (и сделай это как можно раньше)

Фото pixabay.com

Изменились условия проекта, или он расширился? Если на каком-то этапе ты четко понял, что не успеешь, не нужно об этом молчать. Лучший момент для уведомления клиентов или начальства, что тебе нужно больше времени, — это сразу когда стали ясны причины возникновения потребности в отсрочке — таким образом, все точно будут знать, зачем именно тебе нужно дополнительное время.

Когда тебя в процессе выполнения задачи просят что-то к ней добавить, то срабатывает простая причинно-следственная связь («Отлично, я могу включить это в проект, но это добавит Х дней к моему предполагаемому дедлайну — это нормально?»

Но если проект существенно не изменился с тех пор, как ты взялся за него, а ты просто понял, что неправильно соотнес объемы и свои возможности, или в твоей личной жизни возникла какая-то чрезвычайная ситуация, — уведомить об этом как можно раньше будет показателем твоего уважения к заказчику или начальству и адекватности в оценке ситуации.

Будь честным

Быть честным иногда непросто, но сделать это нужно ради своей профессиональной репутации. Однако быть честным в том, почему именно ты отстаешь от графика — это вовсе не значит, что ты должен вдаваться в утомительные самобичевательные детали. Честные объяснения, почему ты запрашиваешь отсрочку, могут включать такие фразы, как:

«[Этот проект] требует больше исследований, чем я первоначально ожидал».

«Я нахожу, что это несколько сложнее, чем мы предполагали».

«[Этот проект] отличается от [других проектов, которые я сделал] из-за [специальной характеристики] — это, к сожалению, добавит некоторых дополнительных шагов в мой рабочий процесс».

Если задержку вызывает по-настоящему чрезвычайная ситуация, будь честен и в этом. Опять же, тебе не нужно пытаться добиться сопереживания или вдаваться во все детали.

Люди понимают, что жизнь не всегда ставит профессиональные графики в приоритет, поэтому будет достаточно использовать такие нейтральные фразы, как «чрезвычайная ситуация в семье»

,
«болезнь»
или
«отказ оборудования»
. Будь готов быть более конкретным, если тебя об этом спросят, однако, как правило, большинство клиентов или начальство не будут этого делать.

Установи четкие новые сроки

Даже самый терпеливый и понимающий клиент будет недоволен, когда его попросят продлить срок без нового дедлайна в ближайшем будущем.

Всякий раз, когда ты вежливо запрашиваешь отсрочку, предложи конкретную новую дату завершения работы. Имей в виду, что ты, по сути, просишь об одолжении, и это может означать предложение даты с учетом ускорения твоего рабочего процесса.

Определив новый крайний срок, считай, что ты практически дал клятву на крови, что все будет сделано к этой дате — не ожидай больше никаких отсрочек и не расслабляйся: на кону стоит твоя репутация.

Автор: Мария Минаева

Минусы дедлайна

Теперь остановимся на некоторых отрицательных факторах, которые могут возникнуть при использовании дедлайна:

Стресс. Дедлайн далеко не всегда предполагает комфортный запас по времени для исполнителя. Иногда приходится работать очень быстро, а возможно, даже жертвовать временем сна, как это делает большинство студентов. Конечно же, это является большим стрессом, но ещё большим стрессом является просрочить дедлайн.
Ухудшение качества. Проблема с качеством может также возникнуть по причине недостаточности времени для полноценного исполнения задачи. В таком случае излишне жесткий дедлайн будет скорее вредить, чем приносить пользу.
Спешка. Угадать идеальный срок для выполнения задачи — практически невозможно, в связи с чем дедлайн может спровоцировать спешку, если времени будет недостаточно. Более того, возможны случаи, когда сроки несоразмерны поставленным задачам, и их завершение в назначенный срок может оказаться невыполнимым.

Даже несмотря на наличие определенных минусов, использование дедлайна с каждым годом набирает популярность во всем мире.

Как появилось слово дедлайн?

В современном мире с каждым годом всё большое значение придается своевременному выполнению поставленных задач. Часто от этого может зависеть прибыль предприятия, репутация фирмы, гарантия получения прибыли. Именно поэтому современное общество стало нуждаться в кратком, но очень точном термине, который выражал бы сущность максимально возможного крайнего срока, перешагивать который недопустимо.

В качестве данного термина в последние годы стали использовать слово «дедлайн», которое в дословном переводе с английского означает «мертвая линия». Данный термин очень точно обозначил временную границу, за пределы которой выходить недопустимо, и в современном мире стал пользоваться большой популярностью, растущей ежегодно.

Можно ли научиться успевать все делать в срок

В деловом сленге нередко используются фразы, получившие название «рунглиш». В одной предложении офисные работники умело сочетают английские и русские слова. К подобным выражения стоит отнести «пофакапить дедлайн», что означает – сдача заказа позднее установленного времени. Причиной тому становится безнаказанность, ведь далеко не всегда за «преступлением» следует наказание. Руководство просто спускает все на тормоза. Но научиться успевать все делать в срок может каждый.

Что делать руководителю, если сотрудники срывают дедлайны

Срыв дедлайнов — неприятная штука. Если сотрудник за ночь до дедлайна начнет работать по проекту, он вообще ничего не успеет. Но во фрилансе, на удаленке и даже иногда в офисе работникам не до проблем босса. Они хотят пойти веселиться, а не сидеть над работой в выходной. Ну и что, что надо было выполнить еще неделю назад? Свободный человек, могу себе позволить. Именно поэтому, если сотрудники часто срывают дедлайны, надо с этим что-то делать. И увольнение — не всегда самый эффективный выход.

Сначала нужно поговорить с сотрудником. Многие срывают дедлайны из-за своей лени, но есть и случаи, когда работе мешают личные обстоятельства. Нужно разговаривать с сотрудником и узнавать причины. Это может быть выгорание, перегрузка от других задач, немотивированность зарплатой, неудобные условия, неприятные коллеги и много чего еще. Лучше сразу узнать причину и уже после этого решать что-то конкретное.

Первый важный аргумент в разговоре с сотрудником, который срывает дедлайны без уважительной причины — разговор о последствиях срыва сроков. Банальный пример: компания заключила договор на создание сайтов. В нем четко прописано, что если в такие-то сроки не будет сделано, на фирму свалятся штрафы. Плюс подпорченная репутация.

Жизненный пример. Когда я работал с веб-студией, там был один программист, который делал мобильное приложение. За месяц он не сделал практически ничего, и из-за него менеджеру, дизайнеру и еще паре человек пришлось работать бесплатно две недели. Просто потому, что они завалили сроки, а оплата была за факт выполнения работы. До парня дошло, что срывать сроки — не круто, только после того, как ему рассказали, какие проблемы были у других людей из-за него.

Если работник важен, и вы хотите ему помочь, поговорите с ним насчет распределения его рабочего времени. Какие инструменты он использует, посоветуйте другие, расскажите о личном опыте. Но делать это нужно не в манере «я сейчас покажу тебе, как надо».

В разговоре с сотрудником нужно четко изложить все ожидания относительно его работы и сроков. Если он продолжит систематически нарушать их, надо принимать более кардинальное решение. Самый простой способ — увольнение. Но если это ценный кадр, у которого голова работает в нужную сторону, возможно, стоит перевести его на другую должность или дать менее сложную задачу.

Чаще всего в проблемах срыва сроков виноваты все же сотрудники. Особенно если это удаленная работа или фриланс. Это отдельный образ жизни, который снижает чувство ответственности. Как бы не хотелось, но лучше всего расставаться с такими людьми.

Польза и вред постановки дедлайнов

У дедлайнов есть как плюсы, так и минусы. Сначала позитивные стороны:

Проект разбивается на множество более мелких задач. Это основной принцип, которому следует большинство менеджеров. Люди, курирующие проект, следят за каждым этапом, выдают новые задачи и проверяют выполнение каждого предыдущего этапа. Это сразу же позволяет снизить уровень стресса от сложности задачи (ведь приходится выполнять лишь небольшие шаги) и контролировать этапы, не допуская сильных уходов от намеченного графика.
Фокус на конкретной задаче. Если у работы нет крайнего срока, она надолго растягивается. Это заметно в сферах, где не особо важно, в какие сроки будет выполнена задача. Как пример — продвижение сайтов. Есть команда авторов и есть большой блок задач. Если не обозначать крайние сроки, люди будут тянуть со сдачей работ неделями вместо одного-двух дней.
Мобильное управление проектами и человеческими ресурсами. Для решения задачи на разных этапах могут потребоваться разные специалисты. Где-то нужен программист, где-то верстальщик, где-то нужна помощь дизайнера или штатного автора. Но не всегда им нужно постоянно работать с одним конкретным проектом. Именно постановка дедлайнов и разбивка на более мелкие задачи позволяет переводить работников между проектами и занимать их время полностью.
Мотивация. Это вещь сугубо индивидуальная, но в большинстве случаев работает именно так: если человек не может закрыть дедлайн вовремя, он будет чувствовать дискомфорт и стресс. Если закроет вовремя — будет считать себя героем. Но это двоякая ситуация, рассмотрим другой пример в минусах.

Теперь перейдем к минусам. Они зависят и от работодателя, и от работника.

Стресс. Это негативный фактор мотивации. Некоторые люди, если срывают сроки по своей вине, могут сильно нервничать из-за этого. Такой работник после пары неудач может уйти в глубокую депрессию и перестать делать то, что раньше у него здорово получалось.
Потеря времени и денег. Если дедлайн поставлен некорректно, заказчик получит работу позже окончания срока. Это ошибка как исполнителя, ведь он не успел вовремя, так и заказчика, потому что он не учел дополнительные риски.

Минусы в большей степени связаны либо с неправильной постановкой дедлайнов, либо со срывами сроков. Сами дедлайны — вещь действительно нужная. Позволяет контролировать процесс работы и вмешиваться, когда что-то идет не по плану. Несмотря на это, нужно учиться работать с людьми, ставить им правильные сроки и делать все вовремя.

Личный пример. У меня есть знакомая, которая работает в небольшой веб-студии. Работают там практически одни новички, и только менеджеры — действительно опытные ребята, которые выполнили уже десятки заказов до прихода в компанию. Практически в каждом проекте есть срывы сроков. А иногда даже на несколько месяцев от плана. Всех работников такая ситуация вгоняет в стресс, из которого им приходится выкарабкиваться самостоятельно. Хотя, на самом деле, это просто ошибка руководства.