Деловое общение – его виды, формы и особенности

Деловая коммуникация – обмен информацией в области официальных отношений с целью решения определенных задач либо достижения конкретных результатов.
С этим видом общения каждый сталкивается ежедневно: на работе (общение внутри трудового коллектива), в школе (общение с преподавателями и одноклассниками) и т.д.

Главной целью деловой коммуникации является организация результативного сотрудничества в любой сфере деятельности.

1 Общие сведения
2 Подробности 2.1 Эмоции
2.2 Этапы
2.3 Особенности

3 Итоги

Общие сведения

У каждого участника такой коммуникации свой статус – руководитель, подчиненный, партнеры, коллеги и т.д.

Выделяют два типа деловой коммуникации:
— вертикальный (субординационный) – возникает при общении людей, находящихся на разных уровнях иерархической лестницы (например, между руководителем и исполнителем),
— горизонтальный (партнерский) – отношения между людьми одного уровня (например, между партнерами по бизнесу).

Чтобы достичь конкретных результатов от делового общения необходимо соблюдать определенные условия:

Участники должны четко понимать цель дискуссии и быть заинтересованными в ее достижении (например, заключение договора между партнерами).
Не стоит игнорировать правила делового этикета и субординацию. Деловой этикет предписывает не только правила представления и приветствия, манеры поведения и разговора, а также как получать и преподносить подарки, вести переписку и т.д.
На общении не должно отражаться личное отношение его участников друг к другу (симпатии или антипатии к личности собеседника).

Роль коммуникации в жизни человека

Роль коммуникации в жизни человека

1.1 Общение и коммуникация
Общение – сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека (Краткий психологический словарь. М., 1985). Из определения общения вытекает, что это сложный процесс, в который входят три составляющие:

1) коммуникативная сторона общения (обмен информацией между людьми);

2) интерактивная сторона (организация взаимодействия между индивидами);

3) перцептивная сторона (процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установление взаимопонимания).

Таким образом, можно говорить об общении как организации совместной деятельности и взаимоотношении включенных в нее людей.

Передача информации возможна с помощью знаков, знаковых систем. В коммуникативном процессе обычно выделяют вербальную и невербальную коммуникацию.

Вербальная коммуникация общения осуществляется посредством речи. Под речью понимается естественный звуковой язык, т.е. система фонетических знаков, включающих два принципа – лексический и синтаксический. Речь является универсальным средством коммуникации, так как при передаче информации с ее помощью передается смысл сообщения. Благодаря речи осуществляется кодирование и декодирование информации.

Невербальная коммуникация. Визуальные виды общения – это жесты (кинесика), мимика, позы (пантомимика), кожные реакции (покраснение, побледнение, потоотделение), пространственно-временная организация общения (проксемика), контакт глазами. Акустическая система, включающая в себя следующие аспекты: паралингвистическую систему (тембр голоса, диапазон, тональность) и экстралингвистическую систему (это включение в речь пауз и других средств, таких как покашливание, смех, плач и др.). Тактильная система (такесика) (прикосновения, пожатие руки, объятия, поцелуи). Ольфакторная система (приятные и неприятные запахи окружающей среды; искусственные и естественные запахи человека).

Цели общения отражают потребности совместной деятельности людей. Деловое общение почти всегда предполагает некоторый результат – изменение поведения и деятельности других людей.

Общение выступает как межличностное взаимодействие, т.е. связи и влияние, которые складываются в результате совместной деятельности людей.

Выделяют следующие виды взаимодействия: групповая интеграция (совместная трудовая деятельность, кооперация), конкуренция (соперничество), конфликт.

Для того чтобы общение было эффективным, диалогическим, необходимо соблюдать следующие условия: равенство психологических позиций социальных субъектов независимо от их социального статуса;равенство в признании активной коммуникативной роли друг друга; равенство в психологической взаимоподдержке.

Спецификой взаимодействия является то, что каждый его участник сохраняет свою автономность и может обеспечивать саморегуляцию своих коммуникативных действий.

Р.Бейлз объединил наблюдаемые образцы взаимодействия в четыре глобальных категории, которые фиксируют форму взаимодействия. Они представлены в таблице – 1.

Таблица – 1 Категории взаимодействия

Области взаимодействия	Основные поведенческие проявления
Позитивные эмоции	Выражение солидарности Снятие напряжения Выражение согласия
Решение проблем	Предложения, указания Выражение мнений Выдача ориентаций
Постановка проблем	Просьбы об информации Просьбы высказать мнение Просьбы об указаниях
Негативные эмоции	Выражение несогласия Создание напряженности Демонстрация антагонизма

Существует несколько теорий, объясняющих межличностное взаимодействие. К ним относятся: теория обмена, символический интеракционизм, теория управления впечатлениями, психоаналитическая теория. Согласно теории обмена (Дж.Хоманс), каждый из нас стремится уравновесить вознаграждение и затраты, чтобы сделать наше взаимодействие устойчивым и приятным, при этом в основе лежит свой прежний опыт. В основе теории лежат четыре принципа:

1)чем больше вознаграждается определенный тип поведения, тем чаще он будет повторяться;

2) если вознаграждение за определенный тип поведения зависит от условий, то человек будет стремиться их воссоздать;

3)если вознаграждение велико, то человек готов затратить больше усилий для его получения;

4)когда потребности человека близки к насыщению, он в меньшей мере готов прилагать усилия для их удовлетворения.

С помощью данной теории могут быть описаны сложные виды взаимодействий: отношения власти, переговорный процесс. Эта теория рассматривает социальное взаимодействие как сложную систему обменов, обусловленных способами уравновешивания вознаграждений и затрат. Высокие вознаграждения могут приводить в потере активности.

Символический интеракционизм (Дж. Мид и Г. Блумер). Согласно этой теории поведение людей по отношению друг к другу и к предметам окружающего мира определяется значениями, которые они им придают. Дж. Мид выделил два типа действий: незначимый жест (автоматический рефлекс типа моргания) и значимый жест (связан с осмыслением поступков и намерений другого человека).

Когда мы приписываем значение чему-то, оно становится символом, т.е. понятием, действием или предметом, выражающим смысл другого понятия, действия или предмета. Интерпретация символа является основой для ответной реакции. Благодаря этому люди учатся одинаково интерпретировать значение определенных символов.

Центральной идеей данной концепции является то, что личность формируется во взаимодействии с другими личностями. К недостаткам данной теории можно отнести придание слишком большого значения символическим аспектам взаимодействий.

Управление впечатлениями (Э.Гофман). Согласно этой теории социальные ситуации взаимодействия подобны драматическим спектаклям, в которых актеры стремятся создавать и поддерживать благоприятные впечатления. Люди ведут себя подобно актерам на сцене, используя “декорации” и “окружающую обстановку” для создания определенного впечатления о себе и других.

Чтобы учесть содержательный момент взаимодействия, рассмотрим его как организацию совместной деятельности. Л.И.Уманский выделил три возможные формы организации совместной деятельности: каждый участник делает свою часть общей работы независимо от другого; общая задача выполняется последовательно каждым участником; одновременное взаимодействие каждого участника со всеми остальными.

Здесь прослеживается связь взаимоотношений участников взаимодействия. Это тип взаимодействия (сотрудничество или соперничество) и степень выраженности взаимодействия (успешное или менее успешное сотрудничество).

Интерактивная сторона общения предполагает психологическое воздействие, происходит изменение личности под влиянием других людей (изменение взглядов, отношений, мотивов, установок, состояний). Изменения личности под влиянием других людей могут быть временными, преходящими или устойчивыми.

При взаимодействии осуществляется физический контакт, совместная организация пространственной среды и перемещение в ней, совместное групповое или массовое действие, вербальный и невербальный информационный контакт. Интерактивная сторона (взаимодействие) характеризуется: уместностью принятых управленческих решений, четким распределением обязанностей среди сотрудников, умелым разрешением конфликтов.

Перцептивная сторона общения. Взаимодействие невозможно без взаимопонимания. Перцепция – процесс восприятия, способствующий взаимопониманию участников общения. Человек осознает себя через другого человека посредством определенных механизмов межличностной перцепции. К ним относятся: познание и понимание людьми друг друга ( идентификация, эмпатия, аттракция); познание самого себя в процессе общения (рефлексия); прогнозирование поведения партнера по общению (каузальная атрибуция).

Идентификация – способ познания другого человека, при котором предположение о его внутреннем состоянии строится на основе попыток поставить себя на место партнера по общению. Эмпатия – эмоциональное сопереживание другому. Аттракция (привлечение) — форма познания другого человека, основанная на формировании устойчивого позитивного чувства к нему. Рефлексия – механизм самопознания в процессе общения , в основе которого лежит способность человека представлять, как он воспринимается партнером по общению. Каузальная атрибуция – механизм интерпретации поступков и чувств другого человека (выяснение причин поведения объекта). При изучении процесса каузальной атрибуции выявлены различные закономерности. Например, причину успеха люди приписывают себе, а неудачи — обстоятельствам. Общая закономерность состоит в том, что по мере роста значимости люди склонны искать причину случившегося в осознанных действиях личности.

Успешное общение предполагает обратную связь – получение субъектом информации о результатах взаимодействия. Перцептивная функция общения в совместной деятельности направлена на решение следующих задач:

формирования содержания межличностного восприятия, содействия установлению взаимопонимания, обеспечения влияния участников совместной деятельности друг на друга.

Важным аспектом перцептивной функции является обеспечение влияния людей друг на друга, в результате чего меняются поведение, установки, намерения и оценки. Влияние бывает направленным (с помощью механизмов внушения и убеждения) и ненаправленным (механизмы заражения и подражания), существуют также прямое (требования предъявляются открыто) и косвенное (направленное на окружающую среду, а не на объект) влияния. На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что общение представляется тремя сторонами. Перцептивная сторона (восприятие, познание и взаимопонимание) включает: познание себя в процессе общения; познание и понимание собеседника; прогнозирование поведения партнера по общению.

Коммуникативная сторона (обмен информацией) характеризуется: умением устанавливать психологический контакт; учетом особенностей коммуникативного воздействия; аргументированностью, логичностью и адекватностью ситуации общения; эффективностью использования вербальных и невербальных средств общения.

1.2 Представление о коммуникации как о процессе, типы

коммуникации

Коммуникативный процесс и его составляющие: производство информации, ее распространение, прием и использование. Стандартная модель коммуникативного процесса: коммуникатор – сообщение – канал передачи – коммуникант.

Для успешной коммуникации необходимо правильно закодировать и декодировать сообщение. Поэтому необходимо учитывать личностный фон, на котором передается сообщение. Модель, учитывающая как содержание сообщения, так и его личностный фон, предложена Ш.фон Туном. Эффективной коммуникация будет тогда, когда получатель правильно расшифрует все компоненты сообщения. Если же коммуникант не способен правильно декодировать сообщение, то возникает непонимание.

Источник сообщения. Коммуникатор – создатель сообщения; лицо генерирующее идею. Источником может быть лицо, организация, группа лиц или индивид. Не всегда источник сообщения и коммуникатор это одно и то же лицо.

Коды – символы или знаки, переводящие сообщение на язык, понятный получателю. В качестве кодов используются вербальные и невербальные средства коммуникации.

Сообщение – информация или закодированная идея, т.е. то, что передает источник получателю.

Канал – средство, с помощью которого сообщение передается от коммуникатора коммуниканту. Обычно каналы делятся на технические (СМИ: пресса, телевидение, радио, электронные средства) и межличностные (непосредственный обмен информацией между источником и получателем). Межличностные средства коммуникации можно разделить на вербальные и невербальные. К вербальным средствам коммуникации относятся: говорение (письменная и устная речь), слушание, чтение. К невербальным: взгляды, позы, интонация, имидж, мимика, жесты, походка, пространственная организация среды. Каналы коммуникации располагаются в следующей иерархии: разговор “лицом к лицу”, дискуссия в пределах небольшой группы лиц, выступления перед большой аудиторией, телефонный разговор, письмо, личное письменное сообщение, текст, напечатанный на машинке (компьютере), сообщение на большую аудиторию, материал (статья), отправленный прямой почтовой рассылкой, статья в виде информационного письма компании, новости в печатных СМИ, реклама в СМИ, наружная реклама.

Как видно, наиболее эффективным каналом коммуникации является “общение один на один”, т. е. “лицом к лицу”. Коммуникант (получатель) – лицо, или группа лиц, массовая аудитория, которым направлено сообщение.

Обратная связь (эффект коммуникации) – изменения в поведении коммуниканта, которые происходят в результате приема сообщения.

Типы коммуникации. Особенности личностной, межличностной, массовой, специализированной коммуникаций.

Межличностная коммуникация осуществляется в тех видах общения, которые предполагают прагматические цели и конструктивность решений, и готовность каждого партнера к адекватному поведению. Панфилова А.П. различает пять видов коммуникации: познавательную, убеждающую, экспрессивная, суггестивную, ритуальную. Для каждого из них характерны свои цели и ожидаемый результат, условия организации, а также коммуникативные формы и средства.

Познавательная коммуникация

Цель: расширить информационный фонд партнера, передать необходимую информацию, прокомментировать инновационные сведения.

Условия организации коммуникации: учет познавательных возможностей конкретных деловых партнеров, их индивидуальных установок на получение новой информации и интеллектуальных возможностей для ее переработки, понимания и восприятия.

Подробности

Эмоции

Говоря о деловой коммуникации, необходимо контролировать свои эмоции, проявлять уважение к собеседнику, а также соблюдать формальные ограничения (протоколы, регламенты и т.д.). Особенно это важно при международном общении, ведь для каждого народа характерны свои нюансы в деловом общении. Например, американцы очень пунктуальны, они ценят свое время, поэтому сразу переходят к цели встречи, а вот для итальянцев опоздание вполне приемлемо, при этом к сути дела они приступают не сразу.

Деловая коммуникация может быть контактной и косвенной. Контактная коммуникация более результативна, так как в этом случае, собеседники общаются непосредственно с глазу на глаз. Косвенная коммуникация предполагает общение через дополнительные устройства связи: телефон, интернет и т.д.

Самыми распространенными формами деловой коммуникации являются:

— совещания,

— переговоры,

— консультации,

— интервью,

— презентации,

— конференции.

Этапы

Для деловой коммуникации характерны несколько этапов:

Подготовка. Необходимо заранее четко определить цели и задачи предстоящего общения, выработать стратегию поведения. Очень важно произвести правильное первое впечатление – от этого будет зависеть результативность всего общения. Нужно сразу расположить к себе собеседника, заинтересовать его – иными словами, наладить контакт.
Планирование. Лучше разработать план встречи (или переговоров): порядок предоставления определенной информации, ее аргументирование. Не стоит забывать, что деловое общение имеет временные ограничения, так как серьезные люди ценят свое время и используют его рационально, расписывая свои дни по часам.
Дискуссия – непосредственное общение, при котором обсуждаются обозначенные ранее идеи и предложения для принятия конкретных решений.

Стоит отметить, что не для всех форм делового общения свойственны все вышеперечисленные этапы. Например, «холодный» обзвон клиентов не предполагает обсуждения, а при спонтанной встрече будет отсутствовать этап планирования.

Особенности

К особенностям делового общения можно отнести:

— регламентированность – соблюдение установленных ограничений и правил, определяемых должностными особенностями, видом общения, целям встречи и степенью официальности;

— соблюдение ролевого амплуа – каждый участник дискуссии исполняет свою роль, которой нужно соответствовать вне зависимости от того, кем человек является в другой ситуации. Например, на совещании директоров филиалов каждый представитель является исполнителем по отношению к руководителю головной компании, но в своих организациях они являются начальниками;

— высокая ответственность за результативность – каждый из участников заинтересован в достижении результата на максимально выгодных условиях.

Искусство делового общения в современном обществе

Руднева Е.Ю., Бибик А.А. Матковская А.П.

Автомобильно-дорожный институт ГВУЗ «ДонНТУ», Украина

Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Вечным и одним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены наши представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности или неправильности поступков людей. И общаясь в деловом сотрудничестве со своим подчиненными, начальником или коллегами, каждый, так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления. Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, оно проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта — оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей. В условиях рыночных отношений — это, прежде всего получение максимальной прибыли

Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция , формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Деловой этикет включает в себя две группы правил:

1) нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу членами одного коллектива (горизонтальные);

2)наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.

Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых «формул», позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, «здравствуйте», «будьте добры», «разрешите принести извинения», «счастлив познакомиться с Вами»). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.

Умение вести себя с людьми надлежащим образом является одним из важнейших, если не важнейшим, фактором, определяющим шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности. Дейл Карнеги еще в 30-е годы заметил, что успехи того или иного человека в его финансовых делах даже в технической сфере или инженерном деле процентов на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и процентов на восемьдесят пять — от его умения общаться с людьми.

В этом контексте легко объяснимы попытки, многих исследователей сформулировать и обосновать основные принципы этики делового общения или, как их чаще называют на Западе, заповеди personal public relation (весьма приближенно можно перевести как «деловой этикет»). Выделяют шесть следующих основных принципов:

1. Пунктуальность (делайте все вовремя). Только поведение человека, делающего все вовремя, является нормативным. Опоздания мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться. Принцип делать все вовремя распространяется на все служебные задания. Специалисты, изучающие организацию и распределение рабочего времени, рекомендуют прибавлять лишних 25 процентов к тому сроку, который, на ваш взгляд, требуется для выполнения порученной работы. 2. Конфиденциальность (не болтайте лишнего). Секреты учреждения, корпорации или конкретной сделки необходимо хранить так же бережно, как тайны личного характера. Нет также необходимости пересказывать кому-либо услышанное от сослуживца, руководителя или подчиненного об их служебной деятельности или личной жизни.

3. Любезность, доброжелательность и приветливость. В любой ситуации необходимо вести себя с клиентами, заказчиками, покупателями и сослуживцами вежливо, приветливо и доброжелательно. Это, однако, не означает необходимости дружить с каждым, с кем приходится общаться по долгу службы.

4. Внимание к окружающим (думайте о других, а не только о себе). Внимание к окружающим должно распространяться на сослуживцев, начальников и подчиненных. Уважайте мнение других, старайтесь понять, почему у них сложилась та или иная точка зрения. Всегда прислушивайтесь к критике и советам коллег, начальства и подчиненных. Когда кто-то ставит под сомнение качество вашей работы, покажите, что цените соображения и опыт других людей. Уверенность в себе не должна мешать быть скромным.

5. Внешний облик (одевайтесь, как положено). Главный подход — вписаться ваше окружение по службе, а внутри этого окружения — в контингент работников вашего уровня. Необходимо выглядеть самым лучшим образом, то есть одеваться со вкусом, выбирая цветовую гамму к лицу. Большое значение имеют тщательно подобранные аксессуары. 6. Грамотность (говорите и пишите хорошим языком). Внутренние документы или письма, направляемые за пределы учреждения, должны быть изложены хорошим языком, а все имена собственные переданы без ошибок. Нельзя употреблять бранных слов. Даже если вы всего лишь приводите слова другого человека, окружающими они будут восприняты как часть вашего собственного лексикона. Деловое (официальное, служебное) общение в зависимости от обстоятельств может быть прямым и косвенным. В первом случае оно проходит при непосредственном контакте субъектов общения, а во втором — с помощью переписки или технических средств.

Важным элементом как деловой, так и светской беседы является умение слушать собеседника. «Общение — это улица с двусторонним движением. Чтобы общаться, мы должны выражать наши идеи, наши мысли и наши чувства тем, с кем мы вступаем в общение, но мы должны позволить нашим собеседникам также выразить свои идеи, мысли и чувства. В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии переговорных процессов занимаются не только отдельные исследователи, но и специальные центры, а методика ведения переговоров включается в программы подготовки специалистов различных профилей

Заключение

Исходя из всего вышесказанного мы можем сделать вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для менеджеров, экономистов и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта.

Литература:

1.Бороздина Г.В.Психология делового общения:2 издание 2003 год.

2. Львова С.И. Язык в речевом общении : Кн. для учащихся. – М.: Просвещение, 1992.

3.Сухарев В.А. Быть деловым человеком .– М.: Просвещение 1996.

Понятие «деловые коммуникации».

Понятие «деловые коммуникации».

Деловые коммуникации – это процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, педагогической и пр. В деловой коммуникации предметом общения является деятельность (дело), и партнер по общению всегда выступает как личность, значимая для другого

Средства и модели общения.

Главным средством общения является язык. “Язык — это система знаков, служащая средством человеческого общения”. Знаком является любой материальный объект (предмет, явление, событие). Общее содержание, которое вкладывается в знак, называется его значением. Усваивая значения знаков, способы их организации для передачи сообщения, люди учатся разговаривать на том или ином языке.

В научной литературе выделяют следующие виды общения:

“Контакт масок” — формальное общение, когда отсутствует стремление понять собеседника, используются привычные маски (вежливости, скромности, безразличия и т.п., набор выражений лица, жестов, позволяющих скрыть истинные эмоции, отношение к собеседнику).

Примитивное общение — когда оценивают другого человека как нужный или мешающий объект. Если нужен человек, то активно вступают с ним в контакт, если он мешает — отталкивают. При получении желаемого теряют дальнейший интерес к собеседнику и не скрывают этого.

Формально — ролевое общение — это такое общение, когда регламентировано и содержание, и средства общения. Вместо знания личности партнера обходятся знанием его социальной роли.

Деловое общение учитывает особенности личности партнера, его характера, возраста, но интересы дела являются более значимыми.

Духовное, межличностное общение возможно тогда, когда каждый участник имеет образ собеседника, знает его личностные особенности, может предвидеть его реакции, учитывает интересы и убеждения партнера.

Манипулятивное общение направлено на извлечение выгоды от собеседника, используя разные приемы (лесть, обман, демонстрация доброты и т.п.) в зависимости от особенностей личности собеседника.

Светское общение — его характеризует беспредметность (люди говорят не то, что думают, а то, что положено говорить в подобных случаях). Это общение закрытое, так как точка зрения людей по тому или иному вопросу не имеет никакого значения и не определяет характера коммуникаций.

Вербальные и невербальные средства общения.

Коммуникации –

это способ общения и передачи информации от человека к

человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и

параметров речи.

Виды коммуникаций.

Общение людей осуществляется с помощью

вербальных и невербальных коммуникаций. Вербальные коммуникации

реализуются посредством устных и письменных сообщений. Устная передача

информации осуществляется в процессе речевого диалога, совещания,

переговоров, презентаций, телефонного разговора, когда наибольший объем

информации передается посредством голосовой связи. Письменные

коммуникации реализуются через документы в форме писем, приказов,

распоряжений, инструкций, положений, когда руководитель передает

подчиненному письменные указания. В процессе чтения литературы мы изучаем

историю, экономику, политику, культуру и тем самым черпаем знания из

книгохранилища мировой культуры. Несмотря на развитость вербальных ком-

муникаций, их удельный вес в процессе человеческого общения, по мнению

ученых, не превышает 10%.

Невербальные коммуникации

осуществляются посредством языка

телодвижений и параметров речи. Язык телодвижений – главный компонент

невербальных коммуникаций, оказывающих воздействие на другого человека

(до 55% всех коммуникаций). К нему относятся одежда, осанка, жесты,

собственно телодвижения, фигура человека, поза, выражение лица, контакт

глазами, размер зрачков, расстояние между говорящими. Параметры речи – вто-

рой по значимости компонент невербальных коммуникаций, который

составляет до 35% всех коммуникаций. К параметрам речи мы относим

интонацию, тембр голоса, темп речи, частоту дыхания, выбор слов,

употребление жаргона, громкость голоса, произношение слов и др.

Барьеры делового общения.

Основные барьеры делового общения это:

плохая память;

недостаточное понимание важности общения;

неправильная психологическая установка, например безразличие;

плохо сформированные средства обратной связи и тому подобное.

Собеседник может неправильно понять слова из-за того, что вначале общения была произведена неправильная оценка его способностей. Узнавать о том, сложно или просто построено ваше сообщение помогает обратная связь.

Всегда нужно стремиться к максимальной простоте общения. Даже если вы собираетесь говорить с самым проницательным высокообразованным человеком, лучше всего использовать повседневные слова и выражения.

Еще, нужно избегать такой ошибки, как неубедительность. Если вы не будете полностью уверены в том, о чем говорите – собеседник вам никогда не поверит! И цель вашего сообщения не будет достигнута. Так же, доверие собеседника зависит от правдивости ваших слов, произнесенных до этого. Поэтому следует всегда подвергать доверие испытанию.

Никогда не следует перебивать вашего собеседника. Бывает, что мы делаем это абсолютно неосознанно. Руководители чаще перебивают подчиненных. Мужчины чаще перебивают, чем женщины. Если уж случилось так, что вы кого-то перебили – помогите ему восстановить ход мыслей, который вы прервали.

Коммуникативный процесс.

Коммуникативный процесс — процесс взаимодействия между различными субъектами коммуникации, при котором осуществляется обмен информацией. Коммуникативный процесс включает в себя динамическую смену этапов формирования, передачи, приема, расшифровки и использования информации в обоих направлениях при взаимодействии коммуникантов. Процесс обмена информацией начинается с ее формирования. Например, чтобы подготовить рекламное сообщение о каком-либо товаре, адресованное определенной аудитории, необходимо сконструировать его образ, выгодно отличающийся от аналогов. Далее рекламную концепцию нужно воплотить до включения обладателя в процесс потребления. Исходя из этого, информация, предназначенная для использования в коммуникативном процессе между продавцом и покупателем, должна включать в себя как очевидные (реальные) сведения, так и символические (образные), которые помогают придать вещи социальную ценность.

Способ передачи информации определяется целью коммуникации, сформированностью каналов коммуникации, наличием общих сторон коммуникации знаковой системы (языка общения, символьной системы). Язык общения характеризуется жанрами устной и письменной форм речи, которые должны быть сформированы для каждого канала коммуникации. Стандартизация коммуникации осуществляется исходя из стандартов стиля, механизма передачи информации. Для передачи смысловой и оценочной информации отбираются соответствующие вербальные и невербальные средства.

Презентация.

Под презентацией обычно понимают первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции и ее создателей.

Презентация является непременным атрибутом становления фирмы, ее утверждения на внутреннем и международном рынке. Воздействие презентации очень глубокое: от ее успешного проведения зависят деловые контакты в мире бизнеса и предпринимательства.

С помощью презентации информируют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги. Важной задачей презентации является необходимость так продемонстрировать товар и его возможности, чтобы вызвать интерес и привлечь внимание к своей фирме, а в конечном итоге, как ожидаемый результат — заключить договоры и сделки.

Смысл презентации — обеспечить благожелательный прием презенти- руемому новшеству со стороны общественности. Как правило, общественность на презентации представляют пресса и представители заинтересованных в предмете презентации групп и организаций. Именно их и следует в первую очередь убедить в достоинствах предмета презентации.

Предметом презентации может быть товар или услуга, а также книга, журнал, телепрограмма, автомобиль, рок-группа, идея, инновационная структура, эффективная технология и т. п.

Самопрезентация.

Как утверждают специалисты, в настоящее время борьба на рынке в основном ведется не между теми или другими товарами (фирмами), а между их имиджами. При общении с представителями фирмы, знакомстве с ее товарами, услугами в восприятии партнеров, хотим мы этого или не хотим, складывается определенный образ.

Если участнику деловой коммуникации не удается так преподнести себя, чтобы сформировать у партнера положительный и престижный образ, рассчитывать на успех не приходится. Наш образ — это наш портрет, который мы показываем окружающим. Он должен работать на нас, а не против нас, должен правдиво отображать лучшие качества и быть при этом простым и искренним.

В большинстве своем мы не можем оценивать себя объективно. Кроме того, то, что мы считаем важным в своей внешности, порой остается незамеченным другими людьми, в то время как редко видимые нами детали, к примеру выражение лица и язык тела, становятся источниками своеобразных сигналов, которые принимаются и оцениваются нашими деловыми партнерами. Всего 4 секунды нужно для того, чтобы произвести на партнера первое впечатление, и если вдруг оно оказалось негативным, то понадобится четыре года, чтобы изменить ситуацию, продемонстрировать себя в лучшем свете, вызвать симпатию.

Вот почему каждому деловому человеку нужно владеть самомаркетингом, искусством создания положительного имиджа.

На формирование имиджа оказывает влияние весь спектр факторов, проявляющихся в таких аспектах делового взаимодействия, как умение представиться, вызвать к себе симпатию (сформировать аттракцию), привлечь к себе внимание.

Деловой человек (юрист, менеджер, релайтер и др.) для того, чтобы произвести в процессе коммуникаций «первое хорошее впечатление», должен совершенно сознательно использовать: свой внешний вид, свой голос и речь, глаза и зрительный контакт.

Маркетинговые коммуникации.

Маркетинговые коммуникации — это процесс передачи обращения от производителя к потребителю с целью предоставить ему товар и услуги организации в привлекательном для целевой аудитории свете.

Если исходить из представлений, выдвинутых школой социальных систем, то маркетинговые коммуникации можно рассматривать как необходимый инструмент, обеспечивающий взаимодействие организации с внешней средой прямого воздействия.

Основная цель маркетинговых коммуникаций — воздействие на поведение потребителей. Соответственно, можно выделить следующие задачи маркетинговых коммуникаций:

информирование аудитории о существовании определенных товаров и услуг, объяснение их предназначения;

убеждение — формирование благоприятного отношения потребителя к организации и ее маркам;

создание образа — формирование образа организации, связанного с дифференциацией потребителем марок выпускаемого продукта;

подкрепление — удержание постоянных потребителей.

Маркетинговые коммуникации включают: личные продажи, рекламу в

средствах массовой информации, прямой маркетинг, мероприятия по продвижению продукта и связи с общественностью. Наиболее современными формами маркетинговых коммуникаций считаются различные формы прямого ответа потребителям, продвижение через электронные сети и Интернет.

Основным объектом коммуникативного воздействия не всегда является отдельный потребитель. Зачастую в роли объекта выступает некая «единица, принимающая решение о покупке», состоящая из нескольких лиц. Специалисты характеризуют пять основных покупательских ролей:

инициатор покупки — первым предлагает купить товар или услугу; оказывающий влияние — дает советы;

принимающий решение — совершает выбор по одному из компонентов решения: что покупать, где и вообще покупать ли;

покупатель — совершает покупку;

пользователь — использует товар.

Представления о «единице, принимающей решение» становится основой для построения плана маркетинговых коммуникаций. Например, при выборе туристической путевки отмечено особое значение лиц, «оказывающих влияние» (друзья, родственники, коллеги и т. д.), предлагающих собственные варианты решения проблемы. Стратегия коммуникационного воздействия туристической фирмы должна учитывать это обстоятельство.

Эффективность коммуникации.

Когда мы вступаем в общение, мы имеем определённое намерение (коммуникативное намерение) – спросить (получить информацию), рассказать (передать информацию), призвать к действию, повлиять на настроение собеседника, установить контакт с целью налаживания отношений и т.д. Если в результате общения мы получили то, что хотели, то есть добились реализации собственного коммуникативного намерения (получили именно ту информацию, в которой нуждались; рассказали и были верно поняты и т.д.), то общение было успешным. Такая коммуникация называется эффективной.

При эффективном общении цель говорящего достигается полностью. Но представим ситуацию: руководитель намеревается побудить членов коллектива к участию в проекте, однако применяет тактику давления, угрозы («Если не примете участия, то…», а далее – перечисление санкций). Вероятно, проект будет запущен и люди примут участие, но качество работы людей, не разделяющих ценности коллектива и не имеющих стойкой мотивации к участию в проекте, вряд ли будет высоким. Значит, эффективной можно назвать ту коммуникацию, при которой реализованы цели не только практического, но и духовного свойства.

Если намерение говорящего реализовано частично (например, адресат получил информацию, но не полную), от можно говорить о коммуникативном промахе, если коммуникативное намерение не реализовано вообще – о коммуникативной неудаче.

Общение со СМИ.

Главный результат, которого ждут от взаимодействия со СМИ представители общественных и любых других организаций – это наработка социального капитала как отдельного, обмениваемого и отчуждаемого ресурса доверия и власти. Характеристики социального капитала – узнаваемость и признание. Такой капитал легко конвертируется в другие виды капитала, в том числе и в денежный.

Для достижения нужного результата в работе со СМИ, кроме необходимости поддержания новостного фона, стоит придерживаться некоторых правил:

· Обеспечьте журналистов максимально возможным объемом информации (чтобы у них не возникало соблазна искать информацию об организации где-либо еще).

· Формируйте собственный журналистский пул, которому можно давать эксклюзивные материалы («только для вас!») в обмен на дальнейшее сотрудничество.

· Искусственно добавляйте в распространяемые материалы некоторое количество негатива (это выглядит естественнее в глазах журналиста).

· Использовуйте конъюнктуру медиапространства. В СМИ всегда есть более-менее раскрученная тема, молодежная политика – одна из них.

· В ваших сообщениях обязательно должен быть Герой – не обязательно лидер или руководитель вашей организации. Деперсонализированные заметки не привлекают внимания читателей.

· Не пишите за журналиста текст – это его работа. Вы хуже знаете специфику работы редакции и ее аудиторию, поэтому ваше произведение, почти наверняка, вовсе не напечатают. Вы рассматриваете проблему «изнутри», пропуская моменты, важные журналисту и читателю: причинно-следственные связи (вам-то все давно ясно), историю проблемы, контекст.

· Избегайте шаблонов в работе со СМИ. Разные виды мероприятий, пресс-туры, конкурсы для журналистов помогут сохранить и даже приумножить их внимание к деятельности вашей организации.

Если вы строите свои взаимоотношения с изданием на деньгах, то никакой дополнительной ценности не возникает, кроме расходов у вас и доходов у них. Такие отношения будут существовать до тех пор, пока в них участвует третья сторона – деньги. Нет денег – нет сотрудничества. Поэтому следует строить взаимоотношения с журналистами на содержательной части. Это может быть не только новость, но и комментарии, нетрадиционный взгляд на известные факты, и неординарная трактовка известных событий, экспертная оценка.

Дебаты с оппонентами.

И в межличностной сфере, и в деловой коммуникации часто возникают споры.

Спор – это словесное состязание, обсуждение чего-либо двумя и более лицами, при котором каждая из сторон отстаивает свою позицию. Это борьба мнений по вопросам науки, литературы, политики. Спор возникает там, где отсутствует единое мнение, имеются разногласия. Вступая в спор, каждый преследует свою цель.

Дебаты – такой вид спора, в основе которого лежит обсуждение актуальных вопросов общественно-социального характера, имеющих важное социальное, политическое, философское значение. В процессе дебатов сопоставляются разнообразные, прежде всего противоположные, точки зрения, позволяющие раскрыть обозначенную проблему с разных позиций. В отличие от дискуссии, цель дебатов – это победа, утверждение собственной позиции. Ближе других к жанру дебатов – программа «Времена» с ведущим В.Познером, «К барьеру» с В. Соловьёвым. В дебатах сталкиваются позиции, поэтому чаще всего в них участвуют политические оппоненты, например во время выборных кампаний. И за рубежом, и в нашей стране популярностью пользуется жанр теледебатов, и стоит отметить, мнение электората во многом складывается под влиянием поведения участников дебатов. На политических дебатах рассматривается практическое применение конкретной позиции. («Правительство должно запретить всю рекламу табака», «Иммиграция должна быть решительно сокращена»).

Деловая переписка.

Письменное деловое общение представляет собой особый тип взаимодействия людей. Люди контактируют ради социально-значимых целей. Поэтому общение складывается не на основе личностных пристрастий и предпочтений, а на основе социальных интересов. Это объясняет отличительную особенность письменного делового общения – его формализованный характер. Форма наряду с содержанием играет активную и не менее значимую роль. Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую переписку. В основе письменных отношений физических и юридических лиц лежит обмен информацией, представленной в документированной формой. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация, причем информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, которые называются реквизитами. Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, который должен быть расположен на определенном месте бланка или листа документа. Реквизиты необходимы для придания документу юридической силы. Количество реквизитов для разных видов документов различно, но оно четко определено правилами составления документа, государственным стандартом – ГОСТом. В хрестоматии дана необходимая информация о ГОСТе, утвержденном в 2003году, а также представлен перечень используемых в документах реквизитов. Правила их оформления подробно описаны в пособиях по делопроизводству. Деловую переписку можно разделить на официальную и личную, а также внешнюю и внутреннюю. В обобщенном виде деловую переписку можно представить в виде следующей таблицы. Внешняя Внутренняя Официальная Адресат: внешний. Примеры: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, прессрелиз. Адресат: сотрудник вашей организации. Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная. Личная Адресат: внешний. Примеры: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность. Адресат: сотрудник вашей организации. Примеры: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность. Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами: • на бумажных носителях; • по электронной почте.

Понятие «деловые коммуникации».

Средства и модели общения.

В научной литературе выделяют следующие виды общения: